Warum (Web-) Projekte scheitern: Ein Balanceakt zwischen Kunde & Agentur

Egal, ob du auf Agentur- oder Kundenseite stehst – du hast sicher schon einmal erlebt, dass ein Projekt gescheitert ist. Vielleicht hast du nur davon gehört, vielleicht warst du mittendrin. Fakt ist: Scheitern gehört zum Projektalltag. Aber keine Sorge, damit bist du nicht allein.

Wir selbst haben auf der einen Seite Kunden aus der Patsche geholfen, während wir auf der anderen Seite ein Projekt abbrechen mussten. Warum? Tja, das haben wir auf die harte Tour gelernt – und es hat mehrere Jahre gedauert. Diese Erfahrungen möchten wir heute mit dir teilen.

Wir sehen uns an, wie zentrale Faktoren wie Umfang, Timing und Budget – sowie die unterschiedlichen Rollen von Marketing über Projektmanagement, Design und Entwicklung bis hin zu Sales – über Erfolg oder Scheitern von Webprojekten entscheiden.

Was bedeutet Scheitern?

Scheitern bedeutet im Wesentlichen, dass ein angestrebtes Ziel oder Ergebnis nicht erreicht wird – es wird somit als das Gegenteil von Erfolg verstanden. So viel ist klar. Bleiben wir bei der Beziehung zwischen Kunde und Agentur. Betrachtet man diesen Kontext, fällt auf, dass beide Seiten den Begriff "Scheitern" unterschiedlich interpretieren. Wahrscheinlich ist eine Seite in ihrer Definition eindeutiger als die andere. Sehen wir uns die drei Eckpfeiler eines typischen Kunde-Agentur-Webprojekts an, die die Grundlage für eine Vereinbarung bilden.

Umfang, Timing, Budget

Beginnen wir damit, so gut es geht zu definieren, was damit gemeint ist. Dann sehen wir uns die Fehler an, die auf beiden Seiten zu den jeweiligen Punkten meistens gemacht werden. Die 3 Punkte sind immens wichtig. Vor allem weil man sie nicht getrennt von einander betrachten kann.

Umfang

Das kann je nach Herangehensweise vieles inkludieren. Anhand eines Webprojekts ist damit gemeint, welche Leistungen konkret erbracht werden sollen. Das reicht von der grundlegenden Strategie und Konzeption über Design und Entwicklung bis hin zu Content-Erstellung, technischen Integrationen oder laufender Betreuung.

Timing

Timing bezeichnet die zeitliche Planung und Koordination von Abläufen, um ein Ziel innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zu erreichen. In Projekten bedeutet das, Meilensteine festzulegen, Fristen einzuhalten und Abhängigkeiten zwischen einzelnen Aufgaben zu berücksichtigen. Gutes Timing sorgt dafür, dass Prozesse effizient ablaufen, Verzögerungen minimiert werden und alle Beteiligten wissen, wann welche Schritte erledigt sein müssen. Aja, und natürlich legt es auch fest, wann ein Projekt fertig sein soll.

Budget

Wieviel finanzielle Mittel sind für das Projekt eingeplant? In Projekten dient das Budget als Rahmen, um den Aufwand zu steuern, Prioritäten zu setzen und sicherzustellen, dass die finanziellen Mittel effizient eingesetzt werden, ohne die Wirtschaftlichkeit oder Qualität zu gefährden.

Kundenseite

Auch wenn ein Kunde in guter Absicht handelt, können bestimmte Fehler dazu führen, dass ein Projekt ins Stocken gerät oder scheitert. Schauen wir uns an, welche typischen Stolpersteine es in den drei Bereichen Umfang, Timing und Budget gibt.

Fehler beim Umfang

• Unklare oder sich ständig ändernde Anforderungen

  Oft ist zu Beginn nicht genau definiert, was das Projekt beinhalten soll. Neue Ideen oder spontane Änderungswünsche während der Umsetzung führen zu einem ständigen Ausbau des Umfangs (Scope Creep), was Zeit und Kosten sprengt.

  
  

• Zu vage Briefings

  Wenn wichtige Details fehlen oder unklar formuliert sind, entstehen Missverständnisse und unnötige Korrekturschleifen.

  
  

• Zu viele Annahmen

  Viele Kunden gehen davon aus, dass Design, Entwicklung, Content-Erstellung und SEO automatisch im Paket enthalten sind, ohne dies konkret mit der Agentur zu klären.

Fehler beim Timing

• Unrealistische Erwartungen

  Kunden unterschätzen oft den Zeitaufwand für Konzeption, Design und Entwicklung und erwarten eine viel schnellere Umsetzung, als realistisch möglich ist.
  
  

• Langsame Entscheidungsprozesse

  Interne Prozesse dauern zu lange. Entscheidungsträger werden zu spät involviert.

  
  

• Fehlende Mitarbeit

  Wenn Texte, Bilder oder andere Inhalte nicht rechtzeitig geliefert werden, gerät der gesamte Projektplan ins Wanken. (Dieser Teil wird meistens immens unterschätzt)

Fehler beim Budget

• Es ist keines definiert

  Stattdessen werden Angebote eingeholt um ein Gespür für Kosten zu bekommen. Einerseits verständlich, andererseits nicht förderlich für das Projekt. Besser wäre einen externen Berater hinzuzuziehen, der hierbei unterstützt.

  
  

• Unterschätzung der Kosten

  Kunden sind oft überrascht, wie teuer eine professionelle Umsetzung tatsächlich ist. Häufig vergleichen sie Agenturleistungen mit DIY-Tools oder Billigangeboten, ohne die Qualitätsunterschiede zu verstehen.

  
  

• Kein Puffer für unvorhergesehene Ausgaben

  Viele Projekte entwickeln sich im Laufe der Zeit weiter, doch oft wird das Budget von Anfang an so knapp kalkuliert, dass für Anpassungen kein Spielraum bleibt.

Soviel zur Kundenseite. Sehen wir uns als nächstes die Agenturseite an.

Agenturseite

Nicht nur Kunden machen Fehler – auch auf Agenturseite gibt es zahlreiche Fallen in die man tappen kann, die dazu führen können, dass ein Projekt scheitert oder sich unnötig in die Länge zieht. Werfen wir einen Blick auf die häufigsten Fehler in den Bereichen Umfang, Timing und Budget.

Fehler beim Umfang

• Unklare Abgrenzung der Leistungen

  Wenn die Agentur nicht von Anfang an genau definiert, was im Angebot enthalten ist und was nicht, entstehen schnell Missverständnisse. Kunden erwarten dann Leistungen, die nicht einkalkuliert wurden.

• Zu wenig Beratung und Erwartungsmanagement

  Manche Agenturen setzen Kundenwünsche direkt um, ohne zu hinterfragen, ob sie strategisch sinnvoll oder realistisch sind. Dadurch entstehen später Probleme, wenn sich herausstellt, dass wesentliche Aspekte nicht bedacht wurden.

• Mangelnde Flexibilität

  Jedes Projekt braucht einen klaren Rahmen auf den man sich einigt. Trotzdem muss Spielraum einkalkuliert werden für Unerwartetes. Damit kann auch eine neue Erkenntnis gemeint sein, die man noch berücksichtigen muss.

Fehler beim Timing

• Unrealistische Zeitversprechen

  Um einen Auftrag zu gewinnen, neigen manche Agenturen dazu, zu knappe Timings zuzusagen. Das führt zu überlasteten Teams, Qualitätsverlust oder Terminverzögerungen.

• Fehlendes Projektmanagement

  Ein gutes Webprojekt erfordert nicht nur Design und Entwicklung, sondern auch das Kommunizieren von Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten und Deadlines.

• Schlechte Kommunikation bei Verzögerungen

  Probleme können immer auftreten – entscheidend ist, wie die Agentur damit umgeht. Fehlende oder verspätete Kommunikation über Verzögerungen sorgt für Frust auf Kundenseite und zerstört Vertrauen.

Fehler beim Budget

• Zu niedrige Angebote, um den Auftrag zu gewinnen

  Manche Agenturen kalkulieren bewusst knapp, um preislich attraktiv zu wirken, oder hoffen damit auf Folgeaufträge. Das kann entweder zu Streit über Nachverhandlungen führen oder dazu, dass die Qualität leidet.
  
  

• Fehlende Transparenz bzgl. Zusatzkosten

  Wenn erst mitten im Projekt klar wird, dass bestimmte Features oder Leistungen zusätzlich berechnet werden, sorgt das oft für Unmut beim Kunden.
  
  

• Unflexible Prozesse

  Ist das Budget einmal geklärt, sehe ich es als zentrale Aufgabe der Agentur, die finanziellen Mittel optimal einzusetzen. Das bedeutet, die für das Projekt benötigte Zeit entsprechend den spezifischen Anforderungen zielgerichtet auf die einzelnen Phasen aufzuteilen. So wird sichergestellt, dass jede Phase (Konzeption, Design, Entwicklung) die nötige Aufmerksamkeit erhält und flexibel auf Veränderungen reagiert werden kann.

Ein Dilemma der Verantwortlichkeiten

Umfang, Timing und Budget sind drei zentrale Faktoren, die den Rahmen eines Projekts abstecken. Sobald sich Kunde und Agentur auf dieser Ebene geeinigt haben, geht es als Nächstes um die Rollen der beteiligten Personen, die den Projekterfolg entscheidend beeinflussen. Von Marketing über Entscheidungsträger und Projektmanager bis hin zu Designern und Entwicklern – jede dieser Funktionen bringt eigene Verantwortlichkeiten mit sich, die den Ablauf und das Ergebnis eines Projekts prägen.

Sehen wir uns die beteiligten Rollen genauer an. Punkte die direkt unter Umfang, Budget und Timing lassen wir hier jetzt weg.

Marketing

Den meisten Kontakt hat die Agentur mit der Marketingabteilung des Kunden. Sie sind oft diejenigen, die Erstgespräche führen, Angebote einholen und bei Auftragserteilung die Agentur briefen sowie das Projektmanagement auf Kundenseite übernehmen.

• Das zu späte oder nicht Einbeziehen von Entscheidungsträgern

  Einer der größten Fehler, der beiden Seiten viel Zeit kosten kann. Je früher Entscheidungsträger eingebunden sind, desto besser für das Projekt.

  
  

• Fehlende interne Abstimmung

  Wenn unterschiedliche Stakeholder innerhalb der Marketingabteilung nicht einheitlich kommunizieren, entstehen widersprüchliche Briefings, die das Projekt gefährden können.

• Keine oder kaum Projekterfahrung

  Das führt zu unrealistischen Erwartungen, unvollständigen Briefings und letztlich zu Problemen während der Umsetzung.

• Fehlendes Umsetzungs- Know-How

  Meistens fehlt der Einblick in die Prozesse, sodass die Kluft zwischen Vorstellung und Umsetzung wächst. Das beginnt oft bereits bei der Auswahl der richtigen Agentur.

Führungskräfte

Inhaber, CEOs und Entscheidungsträger. Sie sind die die strategischen Führungskräfte, die den Kurs des Unternehmens bestimmen und maßgeblich den Rahmen für Projekte setzen. Ja, auch Sie machen Fehler.

• Keine oder eine zu späte Einbindung in das Projekt

  Sie nehmen an bei Erstgesprächen und Angebotseinholung nicht dabei sein zu müssen. Sobald die Angebote auf dem Tisch liegen, sind sie dann aber sehr wohl dabei :-) Dann wird oft lediglich auf Basis von Zahlen verglichen, da der persönliche Kontext aus den Gesprächen fehlt.

  
  

• Kein echtes Compelling Event

  Oft wird ein Anlass als geschäftskritisch oder zwingend notwendig eingestuft, obwohl er in Wirklichkeit keinen unmittelbaren Handlungsdruck erzeugt. Häufig basiert diese Fehleinschätzung auf internen Annahmen oder externen Vergleichen. Das führt dazu das Prioritäten falsch gesetzt und Ressourcen ineffizient eingesetzt werden.
  
  

Projektmanager (Agenturseite)

Der Projektmanager auf Agenturseite spielt eine zentrale Rolle. Er ist das Bindeglied zwischen Kunde, Design, Entwicklung und Management – und gleichzeitig verantwortlich für Zeitpläne, Ressourcen und Prozesse. Doch genau in dieser Position treten oft typische Fehler auf, die den gesamten Projektverlauf ins Wanken bringen können.

• Fehlendes Umsetzungs- Know-How

  Ähnlich wie beim Marketing ist ein gewisses Maß an Verständnis für Design und Development heute unerlässlich. Ohne dieses Wissen fällt es schwer, realistische Timings zu setzen, Prozesse effizient zu steuern und die Herausforderungen der einzelnen Disziplinen richtig einzuschätzen. Das führt oft zu Fehleinschätzungen, die sowohl intern als auch beim Kunden für Frustration sorgen.
  
  

• Mangelnde Durchsetzungskraft

  Ein Projektmanager muss nicht nur organisieren, sondern auch Grenzen setzen – sei es gegenüber Kunden, die den Umfang ständig erweitern, oder intern bei unrealistischen Timings.
  
  

• Kein klares Eskalationsmanagement

  Probleme gehören zu jedem Projekt. Entscheidend ist, ob und wie sie kommuniziert werden. Konflikte aufzuschieben oder zu vermeiden, führt meist nur dazu, dass sie später eskalieren und schwerer lösbar sind.
  
  

• Mangende interne Absprache (Design & Development)

  Wenn Anforderungen, Timings oder Machbarkeiten nicht frühzeitig intern geklärt werden, entstehen Missverständnisse, die später zu unnötigen Korrekturschleifen oder technischen Einschränkungen führen.

Designer

Designer spielen eine zentrale Rolle in Webprojekten. Kurz gesagt: Sie vereinen Design, Inhalt und Funktion zu einer ganzheitlichen Lösung.

Lies dir dazu am besten unseren Artikel "Webdesigner, Webentwickler, Programmierer & Co. – Wer macht was?" durch.

• Fehlendes Development- Know-How

  Auch wenn ein Designer nicht coden können muss, ist ein grundlegendes Verständnis für Webentwicklung essenziell. Ohne Wissen über technische Einschränkungen, Performance-Anforderungen oder responsive Umsetzung können Designs entstehen, die in der Praxis schwer oder nur mit hohem Aufwand umsetzbar sind.
  
  

• Kein Verständnis für Business-Ziele:

  Wenn Designer die Ziele des Kunden nicht verstehen, kann das Ergebnis zwar ästhetisch überzeugend sein, aber an den eigentlichen Anforderungen vorbeigehen.
  
  

• "The Design Diva"

  Ein häufiger Fehler ist, wenn Designer sich zu stark auf ihre eigene kreative Vision fokussieren und keine Kompromisse eingehen wollen. Gute Designer wissen, wann es sich lohnt, für eine Idee zu kämpfen – und wann Kompromisse nötig sind.

Entwickler

Entwickler setzen das um, was Designer gestalten, und sorgen dafür, dass eine Website nicht nur gut aussieht, sondern auch performant, funktional und stabil läuft. Ein guter Entwickler versteht nicht nur Code, sondern auch den Kontext, in dem er arbeitet.

Lies dir dazu am besten unseren Artikel "Webdesigner, Webentwickler, Programmierer & Co. – Wer macht was?" durch.

• Fehlendes Design- Know-How

  Auch wenn ein Entwickler kein Designer sein muss, hilft ein grundlegendes Verständnis für Designprinzipien enorm. Ohne dieses Wissen können Abstände, Typografie oder visuelle Hierarchien falsch interpretiert werden, was dazu führt, dass das Endergebnis nicht so aussieht oder funktioniert, wie es geplant war.
  
  

• Zu starres Denken

  Manche Entwickler setzen Vorgaben strikt um, ohne nach besseren oder effizienteren Lösungen zu suchen – oft, weil sie an ihren gewohnten Prozessen festhalten. Das kann Optimierungspotenziale ungenutzt lassen und Innovationen bremsen. Flexibilität und die Offenheit für alternative Ansätze sind essenziell, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.
  
  

• Frontend als Nebensache

  Manche Entwickler konzentrieren sich lieber auf komplexe Backend-Logik und vernachlässigen das Frontend, weil sie es als weniger anspruchsvoll oder "langweilig" empfinden. Das führt zu schlampiger Umsetzung von Designvorgaben, inkonsistenter UI oder mangelnder Performance-Optimierung. Doch das Frontend ist der direkte Kontaktpunkt zum Nutzer – und eine technisch perfekte Lösung bringt wenig, wenn die Benutzererfahrung darunter leidet.

Sales

Ich sehe reine Verkäufer in diesem Bereich generell kritisch. (Deshalb keine Auflistung) Wer nur darauf fokussiert ist, das Projekt zu akquirieren, ohne dessen Anforderungen wirklich zu verstehen, schafft langfristig mehr Probleme als Nutzen. Unrealistische Versprechen, unklare Angebotsdetails und mangelnde Abstimmung mit den Umsetzungsteams führen dazu, dass Projekte von Beginn an auf wackligen Beinen stehen. Statt Sales um jeden Preis braucht es ehrliche Beratung, die sich an realistischen Timings, Budgets und Machbarkeiten orientiert – nur so entsteht eine Basis für erfolgreiche Projekte.

Zwei Perspektiven, zwei Wahrheiten

Scheitern wird von Agentur- und Kundenseite oft unterschiedlich wahrgenommen und definiert. Beide Perspektiven bringen ihre eigenen Herausforderungen und Ursachen mit sich. Während eine Agentur häufig den Fokus auf interne Prozesse, klare Abgrenzungen und realistische Ressourcenplanung legt, steht auf Kundenseite oft das Erreichen der vereinbarten Ziele und die Einhaltung von Erwartungen und vor allem Budgets im Mittelpunkt. Sehen wir uns die beiden Seiten näher an:

Kundensicht

Für Kunden bedeutet Scheitern meist, dass ein Projekt nicht wie geplant fertiggestellt wurde. Aber auch andere Faktoren spielen eine Rolle.

• Projektabbruch

  Die Zusammenarbeit mit der Agentur wird vorzeitig beendet, weil die Erwartungen nicht erfüllt wurden oder interne Umstände eine Weiterführung verhindern.

  
  

• Nicht erreichte Ziele

  Selbst wenn das Projekt fertiggestellt wird, kann es als Misserfolg gewertet werden, wenn es nicht die gewünschten Ergebnisse bringt (z. B. die neue Website, führt nicht zur erwarteten Umsatzsteigerung).

  
  

• Budget- oder Zeitüberschreitungen

  Wird der finanzielle oder zeitliche Rahmen gesprengt, empfinden Kunden das Projekt oft als gescheitert, selbst wenn das Endprodukt funktional ist.

Agentursicht

Für eine Agentur sieht Scheitern oft anders aus – denn selbst wenn das Projekt technisch oder gestalterisch erfolgreich umgesetzt wurde, kann es wirtschaftlich oder organisatorisch ein Problem gewesen sein.

• Unrentable Projekte

  Wenn das Budget zu knapp kalkuliert wurde oder unerwartete Zusatzanforderungen es vollständig aufgebraucht haben, bleibt kein Gewinn übrig. Abhängig davon, ob die Agentur feste Mitarbeiter beschäftigt oder nicht, kann sie in manchen Fällen sogar Verluste machen. Als Einzelunternehmen zahlt man ebenfalls – wenn auch "nur" mit seiner eigenen Zeit.

  
  

• Überlastete Ressourcen

  Damit ist der Unternehmer selbst oder dessen Mitarbeiter gemeint. Wenn ein Projekt unerwartet viel Zeit in Anspruch nimmt, blockiert es andere Aufträge und bringt den gesamten Workflow durcheinander.

  
  

• Rufschaden

  Manchmal wird ein Projekt zwar abgeschlossen, aber der Kunde ist unzufrieden – sei es aufgrund von Missverständnissen oder falschen Erwartungen. Das kann langfristig das Image der Agentur schädigen.
  Ein gemeinsamer Fehler

Wenn die Chemie nicht stimmt

Ein häufig unterschätzter "Fehler" in Projekten ist, dass nicht von Anfang an hinterfragt wird, ob Kunde und Agentur überhaupt zueinander passen. Statt sich ehrlich zu überlegen, ob Werte, Erwartungen und Arbeitsweisen übereinstimmen, wird der Auftrag einfach angenommen oder vergeben – oft aus Zeitdruck oder weil es "auf dem Papier" gut aussieht.

Doch wenn grundlegende Unterschiede in Arbeitskultur, Kommunikationsstil oder Entscheidungsprozessen bestehen, entstehen zwangsläufig Reibungen, die das gesamte Projekt belasten. Ein erfolgreiches Projekt braucht mehr als nur ein gutes Angebot – es erfordert gegenseitiges Verständnis, eine ähnliche Denkweise und eine kompatible Art der Kooperation. Wer das frühzeitig erkennt und sich für den richtigen Partner entscheidet, erspart sich viel Frust und unnötige Konflikte.

Fazit

Scheitern ist nicht gleich Scheitern. Während Kunden ein gescheitertes Projekt oft daran messen, ob es fristgerecht und im Budgetrahmen fertiggestellt wurde, bedeutet es für Agenturen häufig wirtschaftliche oder operative Probleme – selbst dann, wenn das Endprodukt erfolgreich fertig wird.

Die größten Stolpersteine liegen oft in unklaren Anforderungen, unrealistischen Erwartungen und mangelnder Kommunikation zwischen beiden Seiten. Kunden unterschätzen häufig den Aufwand und die Prozesse hinter einer professionellen Umsetzung, während Agenturen manchmal zu optimistische Versprechungen machen oder sich in zu niedrige Angebote drängen lassen.

Der Schlüssel zu erfolgreichen Projekten liegt in einer offenen und ehrlichen Zusammenarbeit: Klare Briefings, realistische Zeitpläne und ein gemeinsames Verständnis für wirtschaftliche Rahmenbedingungen helfen dabei, Konflikte zu vermeiden. Denn ein gutes Projekt ist nicht nur dann erfolgreich, wenn es optisch überzeugt – sondern wenn beide Seiten am Ende zufrieden sind.

Bist du im Marketing tätig und planst ein Webprojekt? Wir bieten nicht nur die Umsetzung, sondern auch Beratung und Unterstützung – genau für solche Herausforderungen. Melde dich bei uns! → Let's talk :-)

Bis dann :-)